経費計上には証拠が必要です。その証拠は領収書じゃなければならない（なるべく領収書がいい）、と思っている方は多いです。実際のどうなんでしょうか？書いてみました。ご参考まで。
レシートでいいです
領収書にはレシートと違い宛名が記載されるので、誰が支払ったか明確です。従業員の経費申請などは領収書の提出を求めることが多いかもしれません。これは不正申請を防ぐ為の会社ルール。税務上は宛名記載は必須とされていません。
領収書発行は時間が掛かります。都度発行するとなるとかなり手間。税務的には支出の証明さえできればよいのでレシートで大丈夫です。ただ、高額商品は領収書も入手しておくと説明を求められたときの対応がしやすくなります。高額なものだけ領収書をもらいましょう。
経理担当や会計事務所からするとレシートの方が細かい情報（人数、商品名など）が記載されていて処理しやすいです。例えば「お品代」とだけ記載された領収書だと何を購入したか分かりません。購入者に問い合わせる、購入者も何だったか思い出す、とお互いに時間を浪費します。これは調査があった場合の税務署職員の立場でも同じことが言えます。領収書には内容をしっかり記載してもらいましょう。プライベート支出を隠すためにあえて曖昧に…はダメ。税務署も過去の例からそのような事例があることは把握してます。宛名が「上様」も連発すると良い印象は持ちません。
領収書もレシートもないです
もらうの忘れた、捨てちゃった、紛失した、などあると思います。手元に客観的な証拠書類（領収書や請求書）がなかったら諦めるという方も多いでしょう。たまたま忘れた、捨てた、無くした、という場合は出金伝票で対応してOK。100円ショップで売っている出金伝票に日付、支払内容、支払先、金額を記入し証拠資料とします。
あくまで「たまたま」の場合になります。毎回忘れた、捨てちゃった→→→出金伝票！は誰が見ても本当ですか？となります。ご注意を。請求書しか見当たらないという場合も銀行振込など通帳に支出の事実が記載されていれば代用してもらって結構です。
また、取引の性質上、領収書やレシートの発行がないものもあります。例えば香典や祝金などが典型です。これらも出金伝票に内容を記載し、招待状などと共に保管しましょう。
領収書見つかりました！
もらった領収書、レシートに昨年のものや、もっと前のものを発見することがあります。バレなくない？と言って今年の申告に入れるのはダメです。昨年のものは昨年の申告で経費とすべきですし、その前のものは対応する年度で経費にすべきものです。バレないかもしれませんが、正しくありません。発覚すれば否認されます。
では今更見つかってしまった領収書はどうするか？と言うと申告期限から5年以内であれば「更正の請求」という手続きをします。この手続きにより対応年度に納付した税金を還付してもらえます。当初申告の税金計算が間違っていたという内容の書類を作成することになります。作成した書類を確認した税務署から「更正通知書」が届いて還付という流れになります。
おわりに
13年間の勤務時代で様々なお客様と仕事をしました。怪しげな領収書もたくさん見てきました。内容確認して経費計上を断念してもらったことも多々あります。…が、言い方が間違っているかもしれませんが「税理士を出し抜いてでも」という方も極々僅かですがいます。税理士を騙せても？税務署を通らなければ意味ないですよ、と言いたかったです。勤務税理士であり、自分のお客様ではないので言えませんでしたが…。今ならバッチリ言ちゃいます。
ちなみに、経験上税理士を出し抜けていないケースがほとんどです。我々はプロですから疑わしい点はピンときます。「これ仕事に関係してますか？」「プライベートではないですよね？」と確認を取ります。その回答が「仕事に関係してます！」「プライベートじゃないです！」であれば、それ以上突っ込むことは無いでしょう。じゃあ説明できるようにしておいてくださいね、ぐらいです。これは出し抜けているわけではないです。ちゃんと確認しましたよ、違うなら責任は取れません、という意味です。
また、税務署に同じ対応で済むかと言えばご想像の通りです。グイグイ突っ込んできますよ、笑。仕事に関係している証拠を提示してください。誰と行ったんですか？目的はなんですか？売上にどのように貢献してるんですか？と。覚えてないです！知らないです！はもちろん通りません。なるべく税金を安くしたい、と皆さんが思ってますがルールは守らないといけません。税務署に杜撰な処理をしている、と思われるとトータルでは必ず損をします。
ほとんどの経営者さんが真っ当に勝負しているので関係ない話かとは思いますが。
本日はここまで、次回も宜しくお願いします！
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