2024年1月1日以後やり取りするデータが対象となっており既に2カ月経過しているわけですが、、、何もしてないという方は多いのではないでしょうか？納税者側に負担だけを求めメリットが何もない改正に対するお怒りの声をよく耳にします。しかし、決まったからには従わざるを得ないので最低限やらなければならないことを記事にします。ご参考まで。
電子帳簿保存法とは？
かなり簡略化して説明すると主に3つの柱があります。
①電子取引（他社からデータで受け取った取引資料をどうするかという話）
②電子帳簿・電子書類（自社で作成した帳簿・書類を電子化するかという話）
③スキャナ保存（他社から受け取った紙による資料をスキャナ保存するかという話）
①②③は分けて考える必要があります。情報が錯綜している為かごちゃ混ぜに理解している社長が多い印象です。私が中小企業の社長に言っているのは①についてのみ対応しましょう！と言っています。なぜなら②③は任意であり、中小企業にとって少しハードルが高いからです。
②③についてはこれまで通りの対応で構いません。3つあるうちの一つだけ対応すれば良いとなれば少し気持ちはラクになるのではないでしょうか。次ブロックで①の内容を見ていきます。
電子取引データをどうすればいい？
電子取引データ保存方法についてルールが決められました。
・改ざん防止の為の措置を取る
・ディスプレイ、プリンタ等を備え税務職員に指定されたデータを速やかに提出できるようにする
・日付、金額、取引先で検索することができる
これらの要件を満たしていれば全く問題ないのですが。。。改ざん防止の為の措置・ディスプレイ、プリンタを備える為に追加コストが掛かるケースがあります。そして検索機能を備える為にデータ名称をいちいち変更し保存するのがとても面倒です。
※現場ではPDF名称を手入力で日付・金額・取引先に変更しているようです。会計事務所に依頼すれば報酬UPは免れないでしょう。自分でやるかお金を払ってお願いするかどちらかになります。
これらは対応したところで納税者側にメリットのない迷惑な改正となっており前向きに考えられない社長が多いのではないかと推量しています。
例外的な取り扱いがあります
御社の2年前売上が5000万円以下であれば日付、金額、取引先による検索機能を備える必要がありません。税務職員から求めがあった場合にデータをダウンロードできるよう該当メールなどを保存しておけばOKです。
5000万円を超えていてもこれまで通りプリントアウトして日付順・取引先ごとに保存しておき、求めがあったときにデータをダウンロードできる状態にしておけばこちらもOKという事になりました。つまり事実上検索機能は備えなくても良いという結論に。
税務職員から要望があったら目当てのデータを直ぐに探せるようにしておけば良いという事になります。手入力でデータ名称を変更する必要はありません。
更に猶予措置というものもできました。中小企業ならほぼ該当すると思って良いです。システム等の整備が間に合わない、人手不足などの理由があればこれまで通りプリントアウトして保存しておき税務調査の際、提示・提出できます。ダウンロードの求めがあった時は対応してください。改ざん防止の措置も、ディスプレイ・プリンタの備え付けも免除されます。
これまでの話をまとめると、中小企業はダウンロードの求めに応じることができるようデータ破棄さえしなければ大丈夫です。探しやすくするための工夫（電子取引用メールフォルダ作成）などはしておくことをおススメします。
おわりに
インボイス制度も今回の電子帳簿保存法も大企業用に設計されたサービスを中小企業にも売り込もうとしている業者が沢山いる印象。。。TVCMを見てると勘違いしてしまいますよね。あたかもすべての会社が対応しなければならないかのように錯覚してしまいます。
私はどこの業界にも商品にも忖度する必要のない立場にいます。正直なところ今回の改正であまりコストをかける必要はないと思います。御社が紙書類の保存に困っていて本気で電子化するモチベーションが高いのであればスキャナ保存の要件を満たすサービスを検討するのはアリでしょう。
制度を理解して本当に必要なサービスであれば検討する、で良いかと思います。私自身も事務所が広いわけではないので「スキャナ保存」については検討しています。事務所地代を払っているなら書類保存のためのスペースが必要なくなり投資としては見合うでしょう。
最近の改正は国税にとって都合の良い改正が目立ちます。今回も税務調査の手間を省くために納税者側に負担を押し付ける形になってます。税理士としても心苦しいところですが立場上「やらなくていいですよ」とは言えません。今回の記事で最低限の対応について理解してもらえたなら幸いです。
今回はここまで、また次回もよろしくお願いします！
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